Особые мероприятия и выездное обслуживание

Направление особых мероприятий (special events) в индустрии гостеприимства — это бизнес, связанный с новыми идеями, которые требуется продумать, разработать и осуществить. Другими словами, это бизнес, требующий повышенного внимания к деталям, точному выбору времени, логистике, а также учета пространственных и организационных аспектов. Как правило, в их реализации участвует команда и они в значительной степени зависят от отношений с поставщиками. Для их проведения требуется терпение, гибкость, четкие соглашения в виде письменных документов и отличные навыки и умения слушать собеседника и говорить самому. Не помешает и хорошее чувство юмора.
Что считается особым мероприятием? Особые мероприятия проводятся на самых разных рынках и могут быть самыми разными по масштабам.
Спортивные мероприятия: турниры по гольфу, футболу, бейсболу, теннису, автогонки, гонки на воздушных шарах.
Фестивали: искусство, ремесло и музыка.
Корпоративные мероприятия: поощрительные программы, открытие крупных заведений, годовщины, запуск на рынок новых продуктов.
Съезды: программы для участников с женами / мужьями, поощрительные программы, парусные регаты, приемы и обеды, программы, связанные с награждением, «сколачивание» команд.
Социальные мероприятия: дни рождения, свадьбы, годовщины, тематические встречи и просто встречи без всякого повода.
Особые мероприятия предусматривают услуги множества продавцов и поставщиков. Организатору такого мероприятия, продюсеру или координатору, возможно, придется прибегнуть к услугам флористов, дизайнеров компаний, специализирующихся на оформлении, транспортных компаний (доставка участников на автобусах и лимузинах, установка указателей на парковке), компаний, сдающих автомобили напрокат, специалистов по аудиовизуальной технике, компаний, занимающихся организацией игр и развлечений, фирм, предоставляющих принтеры и оргтехнику, а также тех, кто может прислать вам дополнительных работников, если они вам необходимы.
Консультант по выездному обслуживанию или консультант по специальным мероприятиям должен продумать мероприятие в деталях и довести программу до всех участников. У него должно быть видение, позволяющее четко представить общую картину: общую атмосферу, цветовое оформление, использование тканей, их размер и форму (вплоть до сидений обеденных стульев), музыку и развлечения, праздничное освещение и, конечно, отличную еду, которая к тому же должна правильно подаваться.
Основными факторами, позволяющими добиться успеха в кейтеринге, являются количество, качество и своевременность. Все творческие усилия организаторов мероприятия будут сведены на нет, если питание окажется не на уровне. Поэтому чтобы обслужить присутствующих отличным питанием, требуется хорошо подготовленная и действующая организованно команда, способная предугадывать запросы гостей.